Datenschutzinformationen Kunden (Mieter / Eigentümer / Geschäftspartner)

Mit den folgenden Informationen möchten wir Sie als unseren Kunden bzw. als zuständiger Ansprechpartner unseres Kunden über die Handhabung der Erhebung, Verarbeitung und Weitergabe von persönlichen Daten informieren. 

Unsere Kunden sind Eigentümer oder auch Mieter aus dem Bereich der WEG-Verwaltung, Sondereigentums- und Mietverwaltung, Mietbuchhaltung und aus dem Bereich der Maklertätigkeit für Immobilien.

Daneben sind die Unternehmen der FONCIA Gruppe auch makelnd tätig. Daher können Sie auch als Privatperson oder Interessent Kunde der FONCIA Gruppe sein.

Verantwortlicher

Verantwortlich der im folgenden beschriebenen Datenverarbeitungen ist jeweils die Gesellschaft der FONCIA Gruppe, mit der der Kunde in Kontakt steht. 

Zweck der Verarbeitung & Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten im Rahmen einer Geschäftsbeziehung zu unseren Kunden (WEG-Verwaltung, Sondereigentums- und Mietverwaltung, Mietbuchhaltung oder Maklertätigkeit für Immobilien) personenbezogene Daten von Ansprechpartnern unserer Kunden wie Namen, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefon-/Faxnummer, Kundennummer, Bankverbindung. 

Die Verarbeitung erfolgt zu Zwecken der eindeutigen Identifizierung sowie der Anbahnung, Durchführung, Verwaltung und Abwicklung von Verträgen, zur allgemeinen geschäftlichen Korrespondenz und zur Erstellung von Abrechnungen und Gutschriften bzw. Rückvergütungen, der Verwaltung und Durchsetzung von Forderungen, der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, der Datensicherheit sowie im Interesse einer umfassenden Kundenbetreuung.

Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung folgt im Rahmen der Geschäftsbeziehung in der Regel aus dem Vertrag und ist in Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO gesetzlich vorgesehen. Zum Teil finden auch Datenverarbeitungen zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten statt. Die Zulässigkeit hierfür folgt aus Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO.

Im Falle der Exposé-Anforderung erheben wir Ihre personenbezogenen Daten zur Durchführung eines Makleralleinauftrags auf der Rechtsgrundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Sofern Sie nicht selbst direkt der Vertragspartner sind, bestehen berechtigte Interesse in der Erhebung Ihrer Kontaktdaten auf der Rechtsgrundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Zweck der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die Kontaktaufnahme in Bezug auf die konkrete Objektanfrage mit dem Ziel der Übermittlung des angeforderten Exposés.

Werbung

Gegebenenfalls verarbeiten wir personenbezogene Daten auch zu Marketing Zwecken. Zweck der Datenverarbeitung im Rahmen von Marketing Maßnahmen ist die Information der unserer Kunden über unsere Dienstleistungen. 

Die Rechtsgrundlage für den Versand von Werbung per Post ist Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO. Das berechtigte Interesse ergibt sich hierbei aus dem Interesse Kunden und Interessenten Informationen zu aktuellen und neuen Dienstleistungen zu senden. Sofern wir im Zusammenhang mit dem Verkauf einer Ware oder Dienstleistung (Makleralleinauftrag) Ihre E-Mail-Adresse erhalten, verwenden wir die Adresse zur Werbung per E-Mail für eigene ähnliche Waren oder Dienstleistungen, sofern Sie der Verarbeitung nicht widersprochen haben. Wir weisen bei der Erhebung der Adresse und bei jeder Verwendung klar und deutlich darauf hin, dass Sie der Verwendung jederzeit widersprechen können, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen. Die Verwendung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO iVm § 7 Abs. 3 UWG und in dem Interesse den Absatz unserer Waren oder Dienstleistungen zu fördern. Eine unkomplizierte Möglichkeit zum Widerspruch erhalten Sie z. B. über den in jeder E-Mail vorhandenen Link zur Abbestellung.

Im Rahmen der Grenzen der sog. mutmaßlichen Einwilligung kontaktieren wir Sie gegebenenfalls zum Zwecke der Werbung per Telefon, soweit das in den Grenzen von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO iVm § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG gesetzlich zulässig ist. 

Darüber hinaus kontaktieren wir zum Zwecke der Werbung nur dann, wenn Sie uns Ihr ausdrückliches Einverständnis gegeben haben. Rechtsgrundlage hierfür ist dann Art. 6 Abs. 1 lit. a, 7 DSGVO. Sie haben 
Den Erhalt von Werbung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft unterbinden, indem Sie eine Nachricht an foncia-deutschland.widerruf@foncia.de schreiben.

Besondere Datenschutzinformationen für Eigentümer

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zum Zweck der Verwaltung der Eigentümergemeinschaft und zur Kommunikation (z.B. Nutzung Ihrer E-Mail-Adresse zur Übermittlung von Nachrichten und Dokumenten, insbesondere Einladungsunterlagen zur Eigentümerversammlung) beruht auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Ihre Daten werden nach Beendigung des Verwaltungsverhältnisses gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. 
Sofern Sie darüber hinaus zu den genannten Zwecken optionale Daten (z.B. mobil) angegeben haben, beruht die Verarbeitung der Daten auf Ihrer Einwilligung und der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. Sie können diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Sofern Sie unseren zugangsgeschützten Bereich - Kundenportal - nutzen möchten, ist eine vorherige Registrierung notwendig. Wir erheben hierbei nur die Daten, die zur Registrierung erforderlich sind. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit.  b DSGVO bzw. auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in dem Interesse, Ihnen die Dienste und Informationen des zugangsgeschützten Bereichs zur Verfügung zu stellen. Sofern wir darüber hinaus weitere Daten erheben, sind diese als freiwillig gekennzeichnet und basieren auf Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Wenn Sie sich für unseren zugangsgeschützten Bereich dauerhaft abmelden möchten, wenden Sie sich hierzu bitte an kundenportal@foncia.de. In diesem Fall werden wir Ihren Account dauerhaft deaktivieren. 

Bitte beachten Sie, dass Sie als Eigentümer und Vermieter für die Information der Mieter über die Weitergabe der Mieterdaten an den Verwalter selbst gesetzlich verpflichtet sind.

Besondere Datenschutzinformationen für Mieter

In bestimmten Fällen erhält die Gesellschaft der FONCIA Gruppe, die die Verwaltung einer Immobilie gewährleistet, im Zusammenhang mit dem erteilten Verwaltungsauftrag zudem Kontaktdaten von Ihnen als Mieter (Telefon privat und E-Mail-Adresse) von Ihrem Vermieter als Wohnungseigentümer erhalten, damit wir Sie im Notfall (z.B. Wasserrohrbruch) direkt kontaktieren können. 

Der Verwalter hat das berechtigte Interesse, Sie in Notfällen bzgl. der von Ihnen angemieteten Wohnung (z.B. Wasserrohrbruch) zu kontaktieren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Die Daten werden so lange gespeichert, bis das Mietverhältnis endet. 

Empfänger

Personenbezogenen Daten verarbeiten wir grundsätzlich nur intern zu den genannten Zwecken. Eine Weitergabe Ihrer Daten an Empfänger außerhalb unseres Unternehmens erfolgt grundsätzlich nicht. Eine Ausnahme besteht hier nur dann, sofern wir aufgrund gesetzlicher Vorschriften hierzu verpflichtet sind oder Dienstleister in unserem Auftrag (sog. Auftragsverarbeiter) weisungsgebundene Tätigkeiten übernehmen und insoweit Kundendaten einsehen können. 

In diesem Fall geben wir Ihre Daten im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO an Dienstleister weiter, die uns beim Betrieb unserer Services und der damit zusammenhängenden Prozesse unterstützen. Das sind z.B. Hosting-Dienstleister. Unsere Dienstleister sind uns gegenüber streng weisungsgebunden und entsprechend vertraglich verpflichtet.

Nachfolgend nennen wir Ihnen die Kategorien an Auftragsverarbeitern, mit denen wir zusammenarbeiten. Sollten in diesem Rahmen Daten nach außerhalb der EU bzw. des EWR übertragen werden, machen wir Angaben zum angemessenen Datenschutzniveau.

- Hostingprovider: Webhosting und Support Serverstruktur
- SaaS-Provider: Betrieb, Webhosting und Support einzelner Softwarelösungen
- Newsletterversender: Versand von Werbe-Mailings

Speicherdauer

Sofern wir nicht im Einzelnen bereits über die Speicherdauer informiert haben, löschen wir personenbezogene Daten, wenn sie für die vorgenannten Verarbeitungszwecke nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten einer Löschung entgegenstehen.

Folgen einer Nichtbereitstellung

Soweit in den vorherigen Kapiteln keine anderslautenden Angaben gemacht wurden, ist die Bereitstellung personenbezogener Daten nicht gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben oder für einen Vertragsabschluss erforderlich. Sie sind grundsätzlich nicht verpflichtet, personenbezogene Daten zu den oben genannten Zwecken bereitzustellen. Eine Nichtbereitstellung der genannten personenbezogenen Daten hat u.U. zur Folge, dass Ihr Anliegen nicht bearbeitet werden kann.

Ihre Rechte

Bei Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gewährt die DSGVO Ihnen als Webseitennutzer bestimmte Rechte:

1. Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO):

Sie haben das Recht eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf die in Art. 15 DSGVO im einzelnen aufgeführten Informationen.

2. Recht auf Berichtigung und Löschung (Art. 16 und 17 DSGVO):

Sie haben das Recht, unverzüglich die Berichtigung sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten und ggf. die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.
Sie haben zudem das Recht, zu verlangen, dass sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der in Art. 17 DSGVO im einzelnen aufgeführten Gründe zutrifft, z. B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden.

3. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO):

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 DSGVO aufgeführten Voraussetzungen gegeben ist, z. B. wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben, für die Dauer einer etwaigen Prüfung.

4. Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO):

In bestimmten Fällen, die in Art. 20 DSGVO im Einzelnen aufgeführt werden, haben Sie das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten bzw. die Übermittlung dieser Daten an einen Dritten zu verlangen.

5. Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO):

Werden Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f erhoben (Datenverarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen), steht Ihnen das Recht zu, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen nachweisbar zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

6. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben gem. Art. 77 DSGVO das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt. Das Beschwerderecht kann insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend gemacht werden.

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Unser betrieblicher Datenschutzbeauftragter steht Ihnen gerne für Auskünfte oder Anregungen zum Thema Datenschutz zur Verfügung:

Dr. iur. Christian Borchers
datenschutz süd GmbH
Wörthstraße 15
97082 Würzburg
office@datenschutz-sued.de